ITIL, Lean, Agile, Scrum, Kanban, gestión equipos y empresas de tercera generación.

ITIL, Lean, Agile, Scrum, Kanban, gestión equipos y empresas de tercera generación.

Aplicaciones para ayudar a implementar estas metodologías fácilmente.

Lleva a tu equipo al siguiente nivel de evolución en la cultura de empresa.

Tipos de estrategias de gestión de equipo que fomentan la cultura colaborativa para mejorar la productividad, el bienestar individual de cada profesional y las organizaciones, teniendo en cuenta el entorno y el mundo global.

Organizarse bien es esencial para optimizar recursos materiales y humanos.

Las personas trabajadoras son las empresas, son el centro de una entidad, ya sea una ONG, medios de comunicación, administraciones públicas o cualquier negocio o empresa global.

Sin trabajadoras las empresas no existirían, sin compradoras tampoco.

Muchas veces las trabajadoras somos también a la vez las compradoras.

Ante todo siempre hay que hacer un análisis previo, estudio de cada persona y su informe DAFO dentro del equipo.

7 principios ITIL

• Enfócate en el valor
• Empieza donde estás
• Progresa iterativamente y con retroalimentación
• Colabora y promueve la visibilidad
• Piensa y trabaja holísticamente
• Mantenlo simple y práctico
• Optimiza y automatiza

ITIL 4

• Enfocarse en el valor: Todo lo que se hace debe generar valor para los clientes y los interesados. Es fundamental entender quiénes son los clientes y qué consideran valioso. Analiza en profundidad a tu buyer persona, trabaja para deleitarlo uno a uno.
• Empezar donde estás: No hay que reinventar la rueda. Se debe evaluar lo que ya existe (servicios, procesos, personas y tecnología) para ver qué se puede aprovechar o mejorar.
• Progresar iterativamente con retroalimentación: El trabajo debe organizarse en fases pequeñas y manejables. Esto permite aprender, obtener retroalimentación constante y corregir el rumbo si es necesario.
• Colaborar y promover la visibilidad: El trabajo no se hace de forma aislada. La colaboración y la transparencia son clave para entender el panorama completo y asegurar que todos estén alineados.
• Pensar y trabajar de forma holística: Es importante entender que todas las partes de una organización están interconectadas. Ningún servicio, proceso o departamento funciona por sí solo.
• Mantenerlo simple y práctico: Se debe evitar la complejidad innecesaria. Los procesos y las prácticas deben ser lo más simples y directos posible para conseguir los objetivos.
• Optimizar y automatizar: El objetivo es hacer el trabajo más eficiente. Hay que optimizar los procesos antes de automatizarlos para asegurar que la automatización genere valor.

Hablar de Lean es hablar de eficiencia y de hacer más con menos.

Es una metodología que nació en el sector de la manufactura, en Toyota, pero que se ha adaptado con éxito a casi cualquier ámbito, desde el desarrollo de software hasta la gestión de proyectos.

La idea central de la metodología Lean es eliminar el desperdicio y maximizar el valor para el cliente. En Lean, el desperdicio se refiere a cualquier actividad que no aporte valor al producto o servicio final. Al identificar y eliminar estos desperdicios, los procesos se vuelven más fluidos, rápidos y eficientes.

Principios clave de la metodología Lean

• Define el valor: El primer paso es entender qué es lo que el cliente realmente valora. ¿Qué está dispuesto a pagar? Todo lo que no esté alineado con ese valor es un desperdicio.
• Mapea el flujo de valor: Debes visualizar y documentar todos los pasos que se siguen para entregar el producto o servicio al cliente. Esto ayuda a identificar dónde se encuentran los cuellos de botella y los desperdicios.
• Crea un flujo continuo: Una vez identificados los desperdicios, el objetivo es eliminarlos para que el trabajo fluya de manera ininterrumpida. Así se reduce el tiempo de espera y se acelera la entrega.
• Establece un sistema Pull (de arrastre): En lugar de empujar el trabajo a través de un proceso (producir y luego vender), se trabaja en función de la demanda del cliente. El trabajo se «arrastra» a medida que se necesita. Esto evita la sobreproducción y el exceso de inventario.
• Busca la perfección: Lean no es un destino, sino un viaje. La mejora continua es un principio fundamental. Los equipos siempre deben buscar formas de optimizar los procesos y seguir eliminando el desperdicio.

Herramientas para aplicar Lean

Lean se centra en la eliminación de desperdicio y la mejora continua. Las herramientas que mejor lo soportan son las que ayudan a visualizar el flujo de trabajo.

• Tableros Kanban: Herramientas como Jira o Trello son perfectas para crear tableros visuales donde se ven las tareas en cada etapa del proceso. Esto ayuda a identificar cuellos de botella y a mantener un flujo de trabajo constante.
• Métricas y análisis: Para medir el flujo y el tiempo de ciclo, se pueden usar herramientas de análisis de datos o incluso hojas de cálculo avanzadas. Esto permite ver dónde están los principales desperdicios en un proceso.

Valores del manifiesto Agile

Agile es mucho más que una metodología; es una filosofía de trabajo que promueve la flexibilidad, la colaboración y la respuesta rápida a los cambios. A diferencia de los enfoques tradicionales, que son más rígidos y secuenciales, Agile se centra en la entrega de valor de forma incremental.

La base de Agile se encuentra en el Manifiesto Ágil, un documento con cuatro valores clave y doce principios.

• Individuos e interacciones sobre procesos y herramientas: Se prioriza la comunicación y la colaboración entre las personas, ya que es lo que realmente impulsa el éxito de un proyecto.
• Software que funciona sobre documentación exhaustiva: El objetivo principal es entregar un producto útil y funcional. La documentación es importante, pero no debe ser un obstáculo para avanzar.
• Colaboración con el cliente sobre negociación contractual: Se busca una relación de trabajo continua y cercana con el cliente para asegurar que el resultado final satisfaga sus necesidades de forma precisa.
• Respuesta al cambio sobre seguir un plan: El mundo cambia rápidamente, y un plan fijo puede quedar obsoleto. Agile fomenta la adaptabilidad y la capacidad de responder a nuevos requisitos en cualquier momento.

Principales características de la metodología Agile

• Entregas iterativas e incrementales: El trabajo se divide en ciclos cortos (generalmente de 1 a 4 semanas), llamados sprints o iteraciones. Al final de cada ciclo, se entrega una porción de producto funcional.
• Equipos autoorganizados y multifuncionales: Los equipos tienen la libertad de decidir cómo organizarse para completar el trabajo. Además, sus miembros tienen todas las habilidades necesarias para llevar a cabo el proyecto, sin depender de otros departamentos.
• Retroalimentación continua: La comunicación y la revisión constantes con el cliente y entre el equipo permiten ajustar el proyecto sobre la marcha, reduciendo el riesgo de errores y asegurando la calidad.

Agile es ideal para proyectos donde los requisitos cambian con frecuencia o donde el cliente no tiene una visión clara del resultado final desde el principio.

Metodología Scrum

Scrum no es una metodología completa en sí misma, sino un marco de trabajo para la gestión de proyectos, especialmente en el desarrollo de software. Está basado en los principios de Agile y se enfoca en la entrega de valor de forma incremental.

Características principales:

• Sprints: El trabajo se divide en ciclos cortos y fijos, llamados «sprints», que suelen durar entre 1 y 4 semanas. Al final de cada sprint, el equipo entrega una porción de producto funcional.
• Roles definidos: Hay tres roles clave: el Product Owner (responsable de la visión del producto), el Scrum Master (quien facilita el proceso y elimina obstáculos) y el equipo de desarrollo.
• Eventos: El trabajo se organiza a través de eventos o reuniones muy concretas, como el «sprint planning» (para planificar el sprint), el «daily stand-up» (reunión diaria rápida), la «sprint review» (para revisar el trabajo con los interesados) y la «sprint retrospective» (para que el equipo reflexione sobre su proceso).

Metodología Kanban

Kanban, que significa «tarjeta visual» en japonés, es una metodología visual y flexible para la gestión del flujo de trabajo.

A diferencia de Scrum, no tiene roles definidos ni ciclos de trabajo fijos, lo que la hace muy adaptable a casi cualquier tipo de equipo.

Características principales:

• Tablero visual: El corazón de Kanban es un tablero donde se visualiza el flujo de trabajo. Las tareas se representan con tarjetas que se mueven a través de columnas (por ejemplo: «por hacer», «en progreso», «hecho»).
• Límites de trabajo en curso (WIP): Se establecen límites a la cantidad de tareas que pueden estar «en progreso» al mismo tiempo. Esto evita la sobrecarga y ayuda a que el equipo se enfoque en terminar lo que ha empezado antes de empezar algo nuevo.
• Medición del flujo: Kanban utiliza métricas para analizar el tiempo que tarda una tarea en completarse. El objetivo es optimizar y mejorar constantemente este flujo.

Estas metodologías, junto con Lean y Agile, ofrecen distintas herramientas para mejorar la eficiencia y la productividad. La elección de una u otra depende de las necesidades y características del equipo.

Herramientas para trabajar en equipo digitales

Confluence es una herramienta que se utiliza muchísimo para la gestión de equipos, especialmente los que trabajan con metodologías como Agile y Scrum. No es una metodología en sí misma, sino una plataforma que facilita la colaboración y la documentación.

Piensa en Confluence como el cerebro de un equipo. Es un espacio de trabajo compartido donde se puede:

• Crear y organizar la información: Cada proyecto o equipo puede tener su propio espacio. Dentro, se pueden crear páginas para documentar decisiones, requisitos de un proyecto, planes de trabajo o incluso actas de reuniones.
• Alinear al equipo: Al tener toda la información en un solo lugar y de forma transparente, todos los miembros del equipo están al tanto de lo que está ocurriendo, lo que facilita la colaboración y reduce la necesidad de tantas reuniones.
• Facilitar la comunicación: En lugar de enviar un documento por correo electrónico, se puede trabajar directamente en una página de Confluence. Se pueden dejar comentarios, sugerir cambios y recibir notificaciones cuando alguien actualiza algo.

En resumen, Confluence es muy útil para equipos que necesitan una forma eficiente de compartir información y mantener a todos en la misma sintonía, lo que es clave en metodologías ágiles.

Herramientas para aplicar Agile y Scrum

Agile y Scrum, al ser marcos de trabajo para equipos, se benefician de herramientas que facilitan la colaboración, la planificación y el seguimiento.

• Jira: Es la herramienta por excelencia para equipos Agile y Scrum. Permite crear sprints, gestionar el product backlog, y llevar un seguimiento detallado del progreso de las tareas.
• Confluence: Como ya vimos, es la compañera ideal de Jira. Sirve para documentar los requisitos del proyecto, las decisiones y las actas de reuniones, asegurando que todos los miembros del equipo estén siempre alineados.
• Trello: Es una opción más sencilla y visual que Jira. Funciona muy bien para equipos pequeños que quieren empezar a trabajar con un enfoque ágil usando tableros Kanban.

Herramientas para aplicar ITIL

ITIL se enfoca en la gestión de servicios de TI, así que las herramientas que se utilizan están diseñadas para gestionar solicitudes, incidentes y cambios.

• ServiceNow: Es una de las plataformas más completas para gestionar servicios de TI. Permite gestionar incidentes, peticiones de servicio, problemas y cambios según las prácticas de ITIL.
• Jira Service Management: Esta herramienta, de la misma familia que Jira y Confluence, está diseñada específicamente para gestionar servicios de soporte técnico. Facilita la creación de portales para los usuarios, la gestión de colas de solicitudes y la automatización de procesos.
• Systeme.io es una plataforma de marketing digital todo en uno. Su principal objetivo es ayudar a emprendedores y pequeñas empresas a lanzar y gestionar negocios online. Combina diversas funcionalidades en una sola herramienta, como:
  • • Creación de embudos de venta (funnels)
    • Email marketing y automatización.
    • Creación de páginas web, blogs y cursos online.
    • Gestión de programas de afiliados.

La elección de la herramienta dependerá de lo que el equipo necesite: visualizar el flujo (Lean), gestionar proyectos con sprints (Agile) o administrar servicios de soporte (ITIL).

Lo bueno es que muchas de estas herramientas, como Jira y Confluence, se pueden integrar para cubrir todas las necesidades.